المشكلات اليومية في مستودع وكيل الشحن
يستلم وكيل الشحن بضائع تعود لعملاء كثيرين وتصل بطرق مختلفة: حاوية من الميناء، أو شحنة جوية، أو شاحنة من مدينة أخرى، أو وكيل يُنزل صناديق عند الباب. ولكل وارد مراجعه ومستنداته. بعض البضائع يمكن أن يخرج فورًا، وبعضها ينتظر مستندات أو دفعة أو إجراءات جمركية.
والمتاعب المعتادة معروفة: بضائع تصل ولا يعرف أحد لمن هي، ودفعة وُضعت على رف ثم تعذّر العثور عليها، وعميل يتصل كل يوم ليسأل متى يمكن استلام بضاعته أو توصيلها، وغياب قائمة واضحة بما هو محجوز وأسباب الحجز.
كيف تعالجها خطوات العمل في تفسي اللوجستيات
1. سجّل الوارد عند الباب
في وارد جديد تختار أو تنشئ المرسل أو الوكيل والعميل صاحب البضاعة، وتحدد طريقة وصول الشحنة وعدد الطرود والمستودع. أما رقم الحاوية وبوليصة الشحن البحري والجوي ولوحة الشاحنة والسائق والوزن والحجم والوصف والرف وحتى خمس صور وعنوان التوصيل فاختيارية. وإذا استُلم رقم الحاوية أو بوليصة الشحن نفسها خلال آخر 30 يومًا ظهر تنبيه تكرار.
2. ألصق باركودًا على كل طرد
عند الحفظ ينشئ التطبيق رقم الدفعة وباركودًا لكل طرد جاهزًا للطباعة على ورق A4 أو ملصقات حرارية 100 × 50 مم. ومسح أي طرد لاحقًا يفتح دفعته فورًا، فلا يبحث أحد بالذاكرة. وإذا لزم فصل صناديق عميل فيمكن تقسيم الدفعة إلى دفعة جديدة للعميل نفسه، وتحتفظ الطرود بباركوداتها المطبوعة. ويمكن دمج دفعات العميل نفسه في المستودع نفسه.
3. احجز ما لا يجوز خروجه بعد
تتيح الحجوزات والموافقات وضع حجوزات من نوع جمارك أو مستندات أو دفع أو توصيل أو غير ذلك، لكل منها سبب. ويمكن أن تحمل الدفعة عدة حجوزات، ولا تُرسل إلا بعد الإفراج عنها جميعًا واعتماد الدفعة. ويتطلب الإفراج ملاحظة ويسجّل من أفرج ومتى. ويمكنك أيضًا ضبط حجز جمارك تلقائي للواردات البحرية والجوية.
4. اعرف أين كل شيء
يُقسَّم المستودع إلى مناطق ورفوف، وتُظهر كل دفعة الرف الذي عليه وعمرها في التخزين. ويساعدك وضع الجرد على فحص رف بمسح الطرود، ويُظهر الناقص وغير المتوقع.
5. وصّل إلى باب العميل
حين تُعتمد البضاعة وتخلو من الحجوزات تظهر في «جاهز للإرسال» مجمّعة حسب الحي مع رحلات مقترحة. تخطّط رحلة توصيل بسائق ومركبة، وتُمسح الطرود عند تحميلها، ويقبلها السائق في تطبيق السائق، وتُنهى كل توصيلة برمز العميل المكوّن من 4 أرقام أو بتوقيعه، مع صورة إن اشترطتها.
ما الذي لا يفعله
تفسي اللوجستيات سجل مستودعك وتوصيلك. فهي لا تقدّم البيانات الجمركية ولا ترتبط بأنظمة الجمارك، فيواصل مخلّصك الجمركي عمله كما هو. ولا تقدّم المحاسبة أو الفوترة.
تقارير للمكتب
تعرض التقارير الواردات حسب اليوم والطريقة والمرسل والعميل، والمخزون حسب العمر والرف، والحجوزات الموضوعة والمفرَج عنها ومتوسط ساعات الحجز، ونتائج التوصيل. ومع قائمة «تحتاج إلى انتباه» في لوحة التحكم تُظهر أي الحجوزات أقدم وأي الدفعات المعتمدة لم تخرج.
اطّلع على نظرة عامة على تفسي اللوجستيات ومقال المساعدة عن تسجيل وارد جديد.
برنامج وكيل شحن من جهة المستودع
يغطي تفسي اللوجستيات جانب المستودع من عمل وكيل الشحن: برنامج وكيل شحن لما يصل بحرًا أو جوًا أو بالشاحنة، ويخدم برنامج شركات الشحن الدولي في حفظ البضائع وتوصيلها محليًا. وهو ليس برنامج تخليص جمركي يرسل البيانات إلى الجمارك؛ بل يسجّل الحجز والإفراج بعد التخليص.
