سند استلام بضاعة لكل شحنة، دون أن يُطلب رقم حاوية

ما الذي يطلبه النموذج

خمسة حقول مطلوبة، لأنه من دونها لا يمكن العثور على البضائع أو توصيلها لاحقًا: المرسل أو الوكيل الذي أحضرها، والعميل مالكها، وطريقة الوصول، وعدد الطرود (عدد صحيح من 1 إلى 999)، والمستودع. ويمكن إضافة مرسل أو عميل غير موجود في قوائمك من داخل النموذج نفسه دون مغادرته.

وكل ما عدا ذلك اختياري: الوزن بالكيلوغرام، والحجم بالمتر المكعب، ووصف مثل «12 كرتون قطع غيار»، والرف الذي توضع عليه البضائع، وحتى خمس صور، وملاحظات، وعنوان التوصيل، ووقت الاستلام الذي يبدأ بالوقت الحالي ويمكن تقديمه لكن لا يمكن أن يكون في المستقبل.

رقم الحاوية: تنبيه لا منع

إذا وصلت البضائع بحرًا يمكنك كتابة رقم الحاوية وبوليصة الشحن، وإذا وصلت جوًا فبوليصة الشحن الجوي، وبالشاحنة فاللوحة واسم سائق الشاحنة. يُفحص رقم الحاوية وفق الصيغة المعتادة (4 أحرف و7 أرقام) وبوليصة الشحن الجوي وفق رقم التحقق، لكن الصيغة المختلفة مجرد تنبيه. لا تُرفض البضائع أبدًا لأن رقمًا ناقص أو غير معتاد.

وإذا استُلم رقم الحاوية نفسه أو بوليصة الشحن نفسها خلال آخر 30 يومًا، ينبّهك النموذج حتى لا تُسجَّل الشحنة نفسها مرتين بالخطأ.

اطبع سند استلام بضاعة

افتح الشحنة من «كل الشحنات» واضغط سند استلام بضاعة. تُطبع ورقة A4 واحدة بالعربية والإنجليزية فيها: مرجع الشحنة، ووقت الاستلام ومن استلم، والعميل مالك البضاعة، والمرسل أو الوكيل، وطريقة الوصول، ورقم الحاوية أو البوليصة أو بوليصة الشحن الجوي أو لوحة الشاحنة، والطرود والوزن والحجم، والسائق المسلِّم، وكل دفعة بطرودها وموقعها على الرف وباركودها. وعندما تكون صفحة تتبع الشحنة مفعّلة، يفتحها رمز QR ورقم الشحنة مكتوب مسبقًا ليتابع العميل بضاعته. ويذكر سطر الحالة أن البضاعة استُلمت بالكمية المذكورة مع حفظ حق الفحص، وفيه خانات توقيع للسائق المسلِّم وللمستودع (الاسم والتوقيع والتاريخ) وخانة لختمك. سلّمه للسائق أو الوكيل، أو احفظه في ملفاتك.

سجّل الشحنة قبل وصولها

عندما يخبرك وكيل الشحن أو المورد أن شحنة قادمة، يسجّلها تسجيل شحنة مسبقًا: المنشأ ومرجع المورد وعدد الصناديق المتوقع والوزن والتاريخ المتوقعان، والعميل إن كان معروفًا. ثم تمر الشحنة بمراحل: مسجّلة، في الطريق، وصلت، استُلمت؛ وعند الاستلام تُعدّ الصناديق مقابل المتوقع ويُبلَّغ عن أي فرق كحالة استثناء.

ماذا يحدث عند الحفظ

ينشئ النظام رقم الدفعة من البادئة التي تحددها في الإعدادات والتاريخ وتسلسل يومي، مثل LOT-251021-0001، وباركودًا لكل طرد: LOT-251021-0001-01 ثم -02 وهكذا. وتعرضها شاشة النجاح مع طباعة الملصقات وتسجيل وارد آخر وفتح الدفعة.

وإذا كان خيار «الدفعات الجديدة تحتاج موافقة» مفعّلًا في الإعدادات (وهو مفعّل افتراضيًا)، تنتظر الدفعة في الحجوزات والموافقات حتى يوافق عليها أحد. ويمكنك أيضًا وضع حجوزات تلقائية حسب طريقة الوصول، مثل حجز جمارك على كل ما يصل بحرًا أو جوًا.

ثم يظهر كل وارد في «كل الشحنات»، ويمكن البحث فيه برقم الدفعة أو الباركود أو رقم الحاوية أو بوليصة الشحن أو بوليصة الشحن الجوي أو اسم العميل أو جواله، مع تصدير القائمة المصفّاة بصيغة CSV.

وهكذا يجمع الوارد الجديد استلام البضائع في المستودع وإدارة الشحنات الواردة في سجل واحد: ما كان متوقعًا وما وصل وما وُقّع عليه.

سند استلام، إذن استلام بضاعة، محضر استلام بضاعة

الورقة المطبوعة هي ما تسميه فرق كثيرة سند استلام أو إذن استلام بضاعة أو محضر استلام بضاعة، وتوقيع السائق عليها تأكيد الاستلام. ولنموذج سند استلام بضاعة فارغ وشرح كل سطر فيه، اقرأ دليل نموذج سند الاستلام.