سند استلام بضاعة: ماذا يتضمن ونموذج بسيط
ما الذي يجب أن يتضمنه سند استلام البضاعة، ونموذج بسيط يمكنك نسخه، وسند الاستلام ثنائي اللغة الذي تطبعه تفسي اللوجستيات من الشحنة.
Tafsee Team · · 3 دقائق قراءة
حين تتوقف الشاحنة وتنزل الصناديق تكون هناك لحظة تنتقل فيها المسؤولية. قبلها البضاعة في عهدة السائق، وبعدها هي في مستودعك وتحت رعايتك. وسند استلام البضاعة هو الورقة التي تسجّل تلك اللحظة. هو قصير، لكنه يحسم الخلافات بعد شهور: كم صندوقًا وصل، وبأي حالة، ومن سلّمه ومن استلمه.
ما هو سند استلام البضاعة؟
سند استلام البضاعة، ويسمى أيضًا محضر استلام بضاعة أو إذن استلام بضاعة أو تقرير استلام، مستند يكمله المستودع عند وصول البضاعة. وهو يؤكد ما استُلم فعليًا، وقد يختلف عمّا تقوله الأوراق. ويوقعه المسلّم والمستلم، وتبقى نسخة منه عند كل طرف. وتختلف تسميته بين الشركات.
ما الذي يجب أن يتضمنه السند؟
السند المفيد يجيب عن ستة أسئلة: ماذا، وكم، ومن، ولمن، وبأي حالة، ومن وقّع. وبالتفصيل:
- رقم مرجعي خاص بالاستلام ليسهل العثور عليه لاحقًا.
- تاريخ ووقت الاستلام واسم من استلم في المستودع.
- مالك البضاعة، أي العميل، والمرسل أو الوكيل.
- طريقة الوصول والأرقام المعرِّفة: الحاوية وبوليصة الشحن أو بوليصة الشحن الجوي ولوحة الشاحنة واسم السائق.
- الكميات: الطرود والوزن والحجم كما استُلمت لا كما أُعلنت.
- ما استُلم بندًا بندًا مع موقع التخزين.
- الحالة: سليمة أو تالفة، أو ملاحظة عن استثناءات كصندوق ناقص.
- توقيعات السائق المسلّم والمستودع مع الاسم والتاريخ ومكان للختم.
نموذج بسيط يمكنك نسخه
استخدمه كنموذج استلام بضاعة في Word أو Excel أو كدفتر مطبوع:
- رقم سند الاستلام: ______ التاريخ / الوقت: ______
- المستلِم: ______ المستودع: ______
- العميل: ______ المرسل / الوكيل: ______
- طريقة الوصول: بحر / جو / شاحنة / شركة شحن / تسليم مباشر
- رقم الحاوية: ______ بوليصة الشحن أو الشحن الجوي: ______ لوحة الشاحنة: ______ السائق: ______
- عدد الطرود: ______ الوزن (كجم): ______ الحجم (م³): ______
- الصنف أو الدفعة، الطرود، الموقع، الباركود: ______
- الحالة: سليمة / تالفة / أخرى: ______
- ملاحظات: ______
- السائق المسلّم: الاسم ______ التوقيع ______ التاريخ ______
- المستودع: الاسم ______ التوقيع ______ التاريخ ______ الختم: [ ]
متى تكتبه؟
اكتب السند عند الرصيف والسائق ما زال حاضرًا، لا في نهاية الوردية. فهذه هي اللحظة الوحيدة التي ينظر فيها الطرفان إلى الصناديق نفسها ويتفقان. وإن اختلف العدّ عن الأوراق أو كان صندوق تالفًا فاكتب ذلك في السند قبل أن يوقّع أحد وصوّر. والتوقيع على سند نظيف يعني أن البضاعة كانت سليمة عند وصولها، فلا توقّع على سند لم تفحصه.
أخطاء شائعة
- نقل الكمية من ورقة التسليم دون عدّ.
- كتابة الحالة سليمة دون أن يفتح أحد الصندوق. وإن لم تفحص فاكتب ذلك.
- غياب التوقيعات، مما يجعل السند ضعيف القيمة في أي نزاع.
- ضياع الورقة. السند غير المرتبط بسجل الشحنة يصعب العثور عليه.
- تسجيل الاستلام بعد تخزين البضاعة، حين تضعف الذاكرة.
سند الاستلام في تفسي اللوجستيات
في تفسي اللوجستيات يُطبع سند استلام البضاعة من صفحة الشحنة بزر سند استلام بضاعة. ويخرج على ورقة A4 واحدة بالعربية والإنجليزية، فيتحقق منه السائق المسلّم بأي لغة يقرأها قبل أن يوقّع.
تحمل الورقة المرجع وتاريخ الاستلام ومن استلم والعميل والمرسل أو الوكيل وطريقة الوصول والحاوية وبوليصة الشحن وبوليصة الشحن الجوي ولوحة الشاحنة وعدد الطرود والوزن والحجم والسائق المسلّم. وتسرد كل دفعة مع طرودها وموقعها وباركودها، مع ملاحظات وسطر للحالة. وفي أسفلها خانات توقيع للسائق المسلّم وللمستودع، لكل منهما اسم وتوقيع وتاريخ، وخانة للختم.
ولأن السند يُنشأ من سجل الشحنة، فإن الأرقام المطبوعة هي الأرقام في النظام. ويمكنك أيضًا تسجيل ملاحظات عند الوصول والتقاط ما يصل إلى خمس صور للبضاعة، وإن وُجد خلل فتح حالة استثناء لنقص أو زيادة أو تلف أو بضاعة خاطئة. راجع صفحة الشحنة للوارد نفسه.
الخطوة التالية
خطوات طباعة السند في طباعة سند استلام بضاعة. وللروتين الأوسع اقرأ عملية استلام البضائع في المستودع. وابدأ من صفحة تفسي اللوجستيات وتجربة 14 يومًا.
أسئلة
الأسئلة الشائعة
إشعار التسليم يصدر عن المرسل ويقول ما أُرسل. أما سند الاستلام فيكتبه المستودع المستلم ويقول ما استُلم فعلًا وبأي حالة.
ورقة A4 واحدة بالعربية والإنجليزية معًا، فيها خانات توقيع للسائق المسلّم وللمستودع وخانة للختم.
من صفحة الشحنة، بزر سند استلام بضاعة.
سجّل ما عددته فعلًا، واكتب الفرق في الملاحظات، وافتح حالة استثناء للنقص ليتابعها أحد.
مقالات أخرى
استلم أول شحنة لك اليوم
جرّب كل ما في خطة النمو مجانًا لمدة 14 يومًا، ثم اختر خطة. لا تحتاج إلى بطاقة.
- بالعربية والإنجليزية
- مصمَّم للسعودية وبالريال
- لا شيء للتثبيت
المستودعات والتوصيل
تفسي اللوجستيات
استلم البضائع بباركود على كل طرد، واحجزها حتى يُفرج عنها، ثم خطّط رحلات التوصيل مع إثبات عند كل باب.