بعد قبول عميلكم لعرض السعر، يحوِّل مسار التحويل ذلك المستند إلى فاتورة عميلمع الاحتفاظ بالأسعار وحسابات ضريبة القيمة المضافة والخصومات، وباستخدام قالب فاتورة وتواريخ تناسب الإصدار الإلكتروني والامتثال المحلي عند الطباعة أو الإرسال.
لا حاجة لإعادة كتابة البنود؛ راجع ما حُمِل ثم عدِّل ما يخص الفاتورة فقط (التواريخ، نوع المعاملة، أي تعديلات موافقة عليها). للمشاريع طويلة الأمد يمكنكم لاحقاً إصدار جزء من الكميات أو طريقة الفوترة التقدمية من نفس العرض.
خطوات التحويل
- افتح عرض السعر الذي تريد إصدار الفاتورة منه واستخدم إجراء التحويل الذي ينشئ فاتورة.
- تأكد من العميل والعملة وبنود السطور والضرائب والخصومات والإجماليات—تنتقل من العرض.
- حدد حقول الفاتورة التي لا تندرج في عرض السعر: تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق وتاريخ التسليم عند الحاجة.
- اختر نوع معاملة الفاتورة (مثل التوريد العادي أو التصدير) إذا كان إقرار ضريبة القيمة المضافة يتطلب ذلك.
- أضف مرفقاً أو عدِّل الملاحظات إذا احتاجت الفاتورة إلى صياغة مختلفة عن العرض.
- راجع الإجماليات والتخطيط النظامي ثم احفظ أو أصدر الفاتورة لتظهر ضمن فواتير العملاء.
- أرسل ملف PDF للعميل—غالباً تبقى الهوية متسقة مع عرض السعر ما لم تقم بالتحديث.
تبقى عرض السعر مرجعاً في السجل بينما تُنشأ الفاتورة كمستند منفصل. راجعوا الإجماليات وحقول الفوترة الإلكترونية قبل الإصدار.
بعد إصدار الفاتورة، سجّلوا الدفعة من دليل تسجيل دفعة الفاتورة عند استلام المبلغ.
نصائح سريعة
- حوّلوا فقط بعد موافقة العميل لتفادي فواتير غير معتمدة.
- عدّلوا تواريخ الاستحقاق على الفاتورة—لا تفترض أنها تنتقل من العرض.
- للفوترة الجزئية، أصدروا كميات أو مبالغ أقل من الإجمالي عند دعم المنتج لذلك.