يُستخدم تسجيل الدفع لتسجيل ما استلمتم من عميل مقابل فواتير صادرة: يقلّل الرصيد المستحق على الفاتورة أو يغلقه، ويربط المبلغ بالحساب النقدي أو البنكي الذي تتوقعونه في التسوية.
دفعة واحدة يمكن أن تغطي فاتورة كاملة أو عدة فواتير أو جزءاً من فاتورة؛ الإصدار الزمني على الدفعة وطريقة الدفع مهمان لأعمار الذمم والمطابقة مع كشوف البنك. لتصحيح الأخطاء استخدموا قيوداً عكسية أو تعديلاً مسموحاً به وفق سياسات مؤسستكم بدلاً من حذف السجل المحاسبي.
خطوات تسجيل الدفع
- افتح تسجيل الدفع ضمن المبيعات (أو استخدم الاختصار من الإنشاء السريع) لبدء مقبوض جديد من عميل.
- حدد العميل الذي قام بالدفع.
- اختر الحساب المدفوع من خلاله—الحساب البنكي أو النقدي الذي استقر فيه المبلغ فعلياً.
- حدد وسيلة الدفع التي توثّقها مؤسستكم، مثل نقد أو شيك أو تحويل بنكي أو غير ذلك حسب ما هو مفعّل.
- عند ظهور الفواتير غير المسددة لذلك العميل، وزِّع المبلغ—كلياً أو جزئياً—على الفواتير التي تسوّونها.
- أضف وصفاً أو مرجعاً للدفعة ليتعرّف فريقكم على المتحوّل في الكشوفات وخلال التسوية البنكية.
- احفظ الدفعة (مثل حفظ كمدفوع) لتحديث أرصدة الفواتير ومديونية العملاء.
بعد الحفظ، تتحدّث حالة الفاتورة (مدفوعة جزئياً أو كاملة) وتنعكس الدفعة في تقارير أعمار الذمم والتدفق النقدي. راجع كشف الحساب البنكي لاحقاً للتأكد من تطابق المبلغ والمرجع.
إذا استلمتم مبلغاً قبل إصدار الفاتورة، أنشئوا الفاتورة أولاً أو استخدموا مسار الاستلام المناسب لعملكم. للمبالغ الزائدة، وزّعوا الفائض على فواتير أخرى أو احتفظوا برصيد دائن للعميل حسب سياسة مؤسستكم.
نصائح سريعة
- طابق تاريخ الدفعة مع تاريخ الإيداع البنكي قدر الإمكان.
- اختر الحساب المدفوع من خلاله الصحيح (بنك أو صندوق) لظهور الرصيد في المكان المتوقع.
- أضف مرجع التحويل في الوصف لتسهيل المطابقة مع كشف البنك.