تسجل المصاريف العامة التشغيلية التي دفعتوها أو تنوون سدادها فوراً—عادة من النقد أو البنوك أو البطاقات—مع ربطها بحساب صحيح في دليل الحسابات وحساب المصدر «المدفوع من خلاله». تُكمِّل بعض المؤسسات المسارات لسلف الموظفين أو التسويات لاحقاً عبر الموافقة والسياسات.
استخدمونها عندما لا تحتاجون إلى مستند مستحق كامل لفاتورة مورد، لكنكم ما زِلتم تريدون أثراً موثّقاً في دفتر الأستاذ وفاتورة ضريبة المدخلات عند الاستحقاق؛ للمشتريات المؤجلة وفقوا على فاتورة مستلمة ثم دفعاً لاحقاً. القائمة أدناه تعيد خطوات دليل الترحيب لإنشاء مصروف.
إنشاء مصروف
الخطوات تطابق دليل الترحيب؛ تعرض الشاشة نموذجاً حديثاً يشبه لقط الشاشة.
- انتقل إلى المشتريات، ثم اختر المصاريف لإنشاء عملية مصروف جديدة.
- حدد المورد من قائمة الموردين أو الجهة المقابلة وفق سياسة مؤسستكم في حالات السداد المبكر أو السلف.
- اختر حساب المصروف المطابق لكيفية إظهار الحركة في دليل الحسابات.
- أدخل مبلغ المصروف وفق معاملة الضريبة التي تعتمدها سياسات مؤسستكم، واضبطوا الحقول الضريبة عندما تظهر في النموذج.
- حدد الحساب «المدفوع من خلاله»: النقدية أو المصروفات النثرية أو الحسابات المؤقتة أو البنوك وفق آلية الدفع الفعلية.
- أضف وصفاً أو مذكرة تساعد موافقي المالية على فهم الصرف.
- أرفقوا الإيصالات أو الجداول أو الموافقات كدليل داعم لتسريع المراجعة.
- اضغطوا حفظ عند الانتهاء، واعتمدوا أي طوابير موافقة إذا كانت مفعّلة لديكم.
.png)
مسار الموافقة والمراجعات
يعتمد ما يمكن تعديله بعد الحفظ على الحالة وحلقات موافقتكم الإدارية؛ لإدارة دُفعات من الطلبات، التصفيات والتصديرات راجعوا صفحة إدارة المصروفات في هذا القسم.
بعد التسجيل
- للمطالبات بالمسافة استخدموا صفحة مسافة مقطوعةلتطبيق أسعار الكيلومتر المعتمدة والأسقف تلقائياً بدل تقدير واحد ضمن مصروف عام.
- خصوا الإعدادات الافتراضية في تفضيلات المصروفاتلتقليل خطأ حساب المصروف أو الحقول الإلزامية المكررة قبل كل موافقة.
نصائح سريعة
- أرفقوا الإيصال أو الفاتورة الضريبية قبل إرسال المصروف للموافقة.
- خصّصوا المصروف بالمشروع أو الفرع الصحيح لتقارير التكلفة الدقيقة.
- للمسافات المعتمدة، استخدموا مسار المسافة المقطوعة بدلاً من تقدير وقود عام.