تتبع الشحنات والطلبات: كيف تمنح عملاءك رابط تتبع

اسأل أي عميل عمّا يزعجه أكثر في طلبه، ونادرًا ما يكون الجواب هو السعر. إنه الصمت: ألا يعرف هل غادرت البضاعة المستودع، وهل المندوب قريب، وهل سيجد من يستلم في الوقت المناسب. وتتبع الشحنات للشركات هو العلاج لهذا الصمت، وأهميته أكبر للشركات التي توصّل بضاعتها بنفسها بسائقيها.

ملاحظة صريحة أولًا عمّا يغطيه هذا المقال

يقصد الناس بالتتبع شيئين مختلفين تمامًا. الأول البحث عن طرد أُرسل مع شركة شحن وطنية أو مع البريد. وهذا يتم عبر صفحة التتبع الخاصة بتلك الشركة، لأنها وحدها تملك المعلومة. فإن أردت تتبع طرد أُرسل مع شركة شحن فاستخدم تتبع تلك الشركة نفسها.

والثاني هو التتبع الذي تقدمه المنشأة للبضائع التي تستلمها في مستودعها وتوصّلها بنفسها. وهذا موضوع هذا الدليل، وهو ما تدعمه تفسي اللوجستيات. فهي ليست موقعًا للاستعلام عن الطرود المرسلة مع شركات الشحن الوطنية أو البريد، ولا ترتبط بشركات الشحن.

لماذا تحتاج الشركة التي توصّل بنفسها إلى تتبع الطلبات؟

حين توصّل بسائقيك، تصل كل مكالمة من العملاء إلى هاتفك: أين طلبي؟ متى يصل؟ لماذا لم يتصل المندوب؟ وكل مكالمة تستهلك دقيقة أو دقيقتين من موظف في المكتب. اضرب ذلك في عدد التوصيلات في يوم مزدحم، وسيتحول تتبع الطلبات من إضافة لطيفة إلى أرخص وسيلة لتخفيف الأسئلة المتكررة عن فريقك.

كما يغيّر التتبع سلوك العملاء. العميل الذي يرى أن طلبه في الطريق أقرب إلى أن يكون عند الباب. وهذا وحده يقلل التوصيلات الفاشلة التي تكلف وقت السائق ورحلة ثانية. وللمزيد اقرأ كيف تقلل التوصيلات الفاشلة.

ماذا يجب أن يعرض رابط تتبع الشحنة للعميل؟

يفتح العميل الرابط على هاتفه غالبًا وهو منشغل بأمر آخر، فيجب أن تجيب الصفحة عن الأسئلة البديهية في ثوانٍ. الصفحة المفيدة تعرض:

• الحالة الحالية بكلمات واضحة: مجدول، قيد التوصيل، تم التسليم، تسليم جزئي، فشل أو مُرجَع.
• موعد الوصول المتوقع ليرتب العميل يومه.
• عدد المحطات قبل محطته، وهذا يحوّل الانتظار الغامض إلى شيء ملموس.
• رمز التسليم، وهو الرمز القصير الذي يعطيه العميل للسائق عند الباب كجزء من الإثبات.
• موقع المندوب على الخريطة لكن فقط حين يكون حقيقيًا. دبوس يبقى ساعات بعد أن توقف الهاتف عن الإرسال أسوأ من عدم وجوده.
• إثبات التسليم بعد إتمامه ليرى العميل والمرسل أن التسليم تم وكيف.
• عمرًا محدودًا للرابط. فالرابط يحمل اسم العميل وعنوانه، فلا ينبغي أن يبقى مفتوحًا إلى الأبد.

كيف تعمل تفسي اللوجستيات

صفحة تتبع العميل في تفسي اللوجستيات رابط عام يُفتح في متصفح الهاتف دون تسجيل دخول. تعرض الحالة وموعد الوصول المتوقع وعدد المحطات قبل محطة العميل ورمز التسليم. وحين يكون هاتف السائق قد شارك موقعه مؤخرًا يظهر المندوب على الخريطة، وإن لم يكن كذلك فالصفحة لا تدّعي غير ذلك. وبعد التسليم تعرض الصفحة الإثبات، ووبعد 30 يومًا من التسليم تتوقف الصفحة عن عرض الصورة والتوقيع والسائق.

ويرى مكتبك التوصيلات نفسها في قائمة واحدة، مع الحالة والسائق والوقت والإثبات المستخدم. تنسخ الرابط أو تشاركه بزر المشاركة في الهاتف، فيخرج عبر تطبيق المراسلة الذي تستخدمه أصلًا. لا يوجد في المنتج إرسال رسائل SMS أو واتساب، لكن العملاء يستطيعون تلقي رسائل بريد اختيارية عند بدء الرحلة (مع رمز التسليم) وعند اكتمال التسليم أو فشله.

رابط المرسل

العملاء ليسوا وحدهم من يسأل عن البضاعة. فالمرسلون والموردون والوكلاء يريدون معرفة وجهة شحنتهم بعد وصولها إلى مستودعك. وهناك رابط تتبع مستقل للمرسل يتيح له متابعة بضاعته دون أن يتصل بك. اطّلع على تتبع التوصيل لترى كيف يتكامل عرض المكتب وعرض العميل.

تتبع المندوب: ما الذي يمكنه الوعد به وما لا يمكنه

يبدو تتبع المندوب لحظة بلحظة بسيطًا، لكنه يعتمد على هاتف السائق: أن يكون مفتوحًا وفيه إشارة ومشاركة الموقع مسموح بها. والصفحة التي تدّعي دقة لا تملكها تضر بالثقة. ولذلك فإن عرض المندوب فقط حين يكون موقعه حديثًا هو التصميم الأمين، ولذلك أيضًا تكون الحالة وعدد المحطات قبل محطة العميل أهم من الخريطة نفسها، لأنهما يبقيان صحيحين حتى لو انقطع الهاتف في موقف سيارات تحت الأرض.

التتبع بقدر الإثبات الذي يسنده

حالة «تم التسليم» لا تعني الكثير إن لم يستطع أحد إثبات كيف تأكدت. اربط التتبع بإثبات التسليم: رمز يقرؤه العميل، أو توقيع على هاتف السائق، مع صورة اختيارية. وحين يقول عميل لاحقًا إنه لم يستلم، يجيب السجل عن السؤال. شرحنا ذلك في ما هو إثبات التسليم وفي صفحة إثبات التسليم.

قائمة فحص قبل مشاركة روابط التتبع

1. سجّل كل توصيلة برقم هاتف وعنوان صحيحين، فالرابط المرسل لرقم خاطئ مشكلة خصوصية لا ميزة.
2. اطلب من العملاء تحديد موقع بابهم بدقة إن أمكن، حتى لا يحتاج السائق إلى الاتصال.
3. حدد الإثبات الذي تشترطه: رمز أو توقيع أو صورة أو مزيج منها.
4. اختر لغة رسائل العميل، العربية أو الإنجليزية.
5. اطلب من السائقين إبقاء الهاتف مشحونًا ومشاركة الموقع مفعّلة أثناء الرحلة.
6. جرّب الرابط بنفسك على هاتف قبل إرساله إلى عميل.
7. اتفقوا داخليًا على من يجيب حين يقول عميل إن الصفحة لا تبدو صحيحة.

كيف تختار برنامج تتبع الشحنات

عند المقارنة بين برامج تتبع الشحنات اسأل: هل يتتبع الشحنات التي تتعامل معها فعلًا؟ بعض الأدوات وُجدت لمتابعة الطرود عبر شركات شحن كثيرة، وأخرى، مثل تفسي اللوجستيات، تتابع مخزون مستودعك ورحلاتك أنت. اختر بحسب سير عملك الحقيقي، ثم اسأل الأسئلة العملية: هل يعمل الرابط على الهاتف دون تطبيق؟ هل يدعم العربية؟ هل تتحكم فيما يراه العميل؟ وهل يُغلق تلقائيًا بعد مدة؟

أين تناسب تفسي اللوجستيات؟

تفسي اللوجستيات برنامج من المستودع إلى الباب للشركات السعودية التي تستلم البضائع وتوصلها محليًا. والتتبع جزء من سلسلة تبدأ عند باب المستودع وتنتهي بإثبات التسليم. وهي لا تحل محل تتبع شركات الشحن ولا المحاسبة ولا أنظمة الجمارك. وإن كان هذا يطابق طريقة عملك فاقرأ عن رحلات التوصيل، واطّلع على مقال التتبع في المساعدة، أو زر صفحة تفسي اللوجستيات والباقات والتجربة المجانية 14 يومًا.