بوليصة شحن: الفرق بين بوليصة الشحن البحري وبوليصة الشحن الجوي

كل شحنة تصل إلى المستودع تصل معها ورقة، أو ملف PDF، تقول ما هي ولمن هي. في البحر هي بوليصة الشحن. وفي الجو هي بوليصة الشحن الجوي. وعلى الطريق غالبًا بوليصة نقل. تواجه فرق المستودعات الثلاث كل أسبوع، والخلط بينها مصدر هادئ للأخطاء: رقم يُكتب في الخانة الخطأ، أو مستند لا يُعثر عليه حين يتصل العميل. يشرح هذا الدليل الفرق بينها وطريقة تسجيل كل منها.

ما هي بوليصة الشحن البحري؟

بوليصة الشحن، ويرمز لها B/L، مستند يصدره الناقل أو وكيله للبضاعة المنقولة بحرًا، وله ثلاث وظائف. هي إيصال: يؤكد الناقل أنه استلم البضاعة. وهي دليل على عقد النقل بين الشاحن والناقل. وفي صورتها الأصلية القابلة للتداول قد تعمل كسند ملكية، ولهذا يهم من يحمل الأصل عند الإفراج عن البضاعة. وتحمل البوليصة رقمها واسم الشاحن والمرسل إليه والموانئ ووصف البضاعة وعدد الطرود والحاويات.

ويُرتَّب الشحن البحري إلى السعودية عادةً عبر وكيل شحن أو وكيل ملاحي، فكثيرًا ما ترى بوليصة فرعية يصدرها وكيل الشحن بجانب البوليصة الرئيسية التي يصدرها الخط الملاحي. وإن لم تعرف أي الرقمين يتوقعه عميلك فاسأله أو اسأل وكيل الشحن.

ما هي بوليصة الشحن الجوي؟

بوليصة الشحن الجوي، أو AWB، هي المقابل للشحن الجوي. فهي إيصال وعقد نقل، لكنها ليست سند ملكية ولا قابلة للتداول. ورقمها من أحد عشر رقمًا: بادئة شركة الطيران من ثلاثة أرقام، ثم رقم تسلسلي، ثم رقم تحقق. ولهذا يمكن غالبًا اكتشاف الخطأ في كتابة الرقم فورًا. وفي الشحن الجوي الذي يصل إلى السعودية، يستخدم الرقم نفسه شركة الطيران ووكيل الشحن والمستودع للإشارة إلى الشحنة ذاتها.

وماذا عن بوليصة النقل العادية؟

بوليصة النقل البري إيصال وسجل بما حملته الشاحنة، وليست سند ملكية. وكثير من التوصيلات بالشاحنات، ومنها البضائع القادمة من الدول المجاورة، تأتي مع بوليصة نقل أو إشعار تسليم ولوحة شاحنة واسم سائق، وهذا ما يسجله فريقك.

المقارنة في سطور

• بوليصة الشحن البحري: للشحن البحري؛ يصدرها الناقل أو وكيله؛ قد تكون قابلة للتداول وتعمل كسند ملكية؛ مرتبطة برقم الحاوية.
• بوليصة الشحن الجوي: للشحن الجوي؛ رقم من أحد عشر رقمًا مع رقم تحقق؛ غير قابلة للتداول.
• بوليصة النقل: للنقل البري وغيره؛ إيصال وسجل؛ ليست سند ملكية.

ويشرح لك وكيل شحن جيد المستندات التي تحتاجها بضاعتك. أما اختيار الشحن البحري أو الشحن الجوي فيتم بينك وبين وكيل الشحن أو الناقل، لا بواسطة برنامج المستودع.

كيف ترتبط الأرقام داخل تفسي اللوجستيات؟

في تفسي اللوجستيات يمكن أن يحمل الوارد الواحد رقم الحاوية وبوليصة الشحن وبوليصة الشحن الجوي، ولا يلزم أي منها. تدخل ما تعطيه الأوراق فقط. ويُفحص رقم الحاوية على أنه أربعة أحرف وسبعة أرقام، والصيغة المختلفة مجرد تنبيه لا تمنع الحفظ. وتحصل بوليصة الشحن الجوي على تنبيه خاص برقم التحقق. كما ينبهك النظام إذا استُلم رقم الحاوية نفسه أو بوليصة الشحن نفسها خلال آخر 30 يومًا، وهذا يكشف الإدخال المكرر.

أما رقم الدفعة فمختلف. إنه رقم تفسي الخاص الذي يُنشأ عند حفظ الوارد: بادئة من الإعدادات والتاريخ وتسلسل يومي، مثل LOT-251021-0001، ولا يُعاد استخدامه أبدًا. ثم يحصل كل طرد على باركود خاص به مبني على رقم الدفعة، مثل LOT-251021-0001-01. فكّر في الأمر هكذا: بوليصة الشحن والحاوية وبوليصة الشحن الجوي هي الأرقام التي أعطاها الآخرون لشحنتك، أما رقم الدفعة وباركودات الطرود فهي أرقام مستودعك على أرض العمل.

تتبع بوليصة الشحن: ما الممكن وما غير الممكن

لنكن صريحين بشأن تتبع بوليصة الشحن. تفسي اللوجستيات لا تتتبع سفينة ولا طائرة. ولمعرفة موقع السفينة تستخدم تتبع الناقل أو وكيل الشحن. أما ما تقدمه تفسي فهو البحث عن أي شحنة سجّلها مستودعك برقم بوليصة الشحن أو الحاوية أو بوليصة الشحن الجوي، وكذلك برقم الدفعة أو الباركود أو اسم العميل. وحين يتصل عميل برقم بوليصته تجد الدفعة في ثوانٍ وترى رفّها وحجوزاتها وسجلها الكامل.

أداتان مجانيتان للفحص

قبل أن تكتب رقمًا في أي نظام تحقق من شكله. وتساعدك في ذلك أداتان مجانيتان في هذا الموقع: فاحص رقم الحاوية وفاحص بوليصة الشحن الجوي. تختبران الصيغة ورقم التحقق فقط، ولا تستعلمان عن الشحنة.

عادات توفر الوقت

1. سجّل بوليصة الشحن والحاوية والبوليصة الجوية كما هي مطبوعة، دون مسافات أو رموز زائدة.
2. صوّر البضاعة، وصوّر الأوراق عند الوصول إن أمكن.
3. دوّن المرسل أو الوكيل لتعرف بمن تتصل عند أي اختلاف.
4. اعتبر الرقم الذي يذكره العميل مفتاح بحث لا رقم الدفعة.
5. اترك أسئلة الجمارك والمستندات حجوزات على الدفعة لتكون ظاهرة. راجع منصة فسح والإفراج الجمركي.

الخطوة التالية

الخطوات التفصيلية في تسجيل وارد جديد، وفكرتها العامة في عملية استلام البضائع في المستودع. ولوكلاء الشحن انظر تفسي اللوجستيات لوكلاء الشحن وصفحة تفسي اللوجستيات.