أفضل برنامج توصيل: ماذا تبحث عنه قبل أن تختار؟

تصل كل شركة توصّل بضاعتها بنفسها في النهاية إلى السؤال نفسه: هل نواصل إدارة التوصيل بالمكالمات وملف جداول، أم ننتقل إلى برنامج حقيقي؟ وإن انتقلنا فأيّ برنامج؟ يشرح هذا الدليل كيف تختار أفضل برنامج توصيل لحالتك، وما الذي تقيسه بعد استخدامه، وكيف تجري تجربة تقول لك الحقيقة.

ماذا يفعل برنامج إدارة التوصيل؟

برنامج إدارة التوصيل يخطط ويدير ويسجّل المرحلة الأخيرة من الرحلة: من لحظة جاهزية البضاعة للخروج من مستودعك إلى لحظة استلام العميل لها. وأقل ما ينبغي أن يفعله أن يساعدك على تجميع التوصيلات في رحلات، وأن يعطي كل سائق قائمة واضحة بالمحطات، وأن يسجّل ما حدث عند كل محطة، وأن يعرض لك النتائج بعد ذلك. وللخلفية اقرأ ما هو التوصيل للميل الأخير.

معايير أفضل برنامج توصيل للميل الأخير

قارن أي منتجين وفق هذه النقاط بهذا الترتيب.

1. تخطيط رحلات يحترم الواقع

تحتاج الرحلة إلى سائق ومركبة ومحطات. والبرنامج الجيد يتحقق من أن الحمولة تناسب المركبة، وينبّه قبل زيادة الحمل، ويمنع إرسال السائق أو الشاحنة نفسها مرتين، ويتيح لك إعادة ترتيب المحطات أو اقتراح ترتيب أقصر. فإن لم يستطع أن يقول «لا» لخطة سيئة فهو مجرد مفكرة.

2. تجربة بسيطة للسائق

السائقون ليسوا موظفي مكاتب. يحتاجون محطات اليوم بالترتيب، والطرود لكل محطة، ووسيلة بنقرة واحدة للاتصال بالعميل أو فتح الملاحة، وطريقة سهلة لتسجيل النجاح أو الفشل. فإن احتاج تطبيق السائق إلى تثبيت لا يحسنونه فسيفشل الاعتماد عليه. وتطبيق ويب يُفتح في متصفح الهاتف يزيل عائقًا.

3. إثبات التسليم

التوصيل الذي لا تستطيع إثباته توصيل ستتجادل بشأنه. ابحث عن رمز للعميل أو توقيع أو صورة، وعن خيار اشتراط ما تثق به. اقرأ ما هو إثبات التسليم.

4. التعامل مع الدفع عند الاستلام

إذا كان السائقون يحصّلون نقدًا فينبغي أن يسجّل النظام المبلغ لكل محطة والمبلغ المحصّل فعلًا وتسليمه للمكتب، مع ملاحظة عند الاختلاف.

5. تتبع العميل

العملاء الذين يرون حالة طلبهم يتصلون بك أقل. تحقق مما تعرضه الصفحة ولكم يبقى الرابط مفتوحًا.

6. التوصيلات الفاشلة والمرتجعات

الفشل يحدث. وينبغي أن يسجّل البرنامج السبب، ويُبقي البضاعة محسوبة، ويتيح لك إعادة المحاولة أو الإرجاع إلى المخزون أو الإرجاع إلى المرسل، فلا يكون طرد في حالة مجهولة أبدًا.

7. تقارير تستطيع العمل بها

ينبغي أن تقول لك التقارير ما الذي تصلحه، لا ما حدث فقط. وسنفصّل ذلك أدناه.

8. العربية والاتجاه من اليمين إلى اليسار والعناوين السعودية

في العمليات السعودية تحقق من الشاشات العربية ومن أن العناوين تتبع صيغة العنوان الوطني، لأن العنوان الغامض أكثر أسباب فشل التوصيل شيوعًا.

كيف تدير سائقي التوصيل؟

البرنامج يساعد، لكن إدارة المناديب سؤال بشري أولًا. وهذه عادات تنفع أيًّا كانت الأداة.

• امنح كل سائق خطة واضحة في مساء اليوم السابق، لا عند باب الشاحنة.
• تحقق من الوثائق. يجب أن تكون رخصة القيادة وتسجيل المركبة والتأمين والفحص سارية. والبرنامج الجيد ينبهك ويمنع الرحلات حين تنتهي صلاحية وثيقة.
• اجعل تسليم البضاعة صريحًا. ينبغي أن يقبل السائق الصناديق قبل أن يغادر، فتتضح المسؤولية.
• طابق في النهاية. كل طرد سُلّم ينبغي أن ينتهي مسلَّمًا أو مُرجَعًا أو مسجلًا بسبب.
• عُدَّ النقد مع السائق، وسجّل الفروق بملاحظة.
• قدّم الملاحظات بالحقائق، مستندًا إلى التقارير لا إلى الانطباعات.

جدولة ورديات سائقي التوصيل

تجيب جدولة ورديات السائقين عن سؤال بسيط: من يعمل اليوم، وهل يحق له أخذ رحلة؟ أبقِ الورديات مرئية، وتجنب تخطيط رحلات لسائقين في إجازة، وراقب الأيام الطويلة. وفي تفسي اللوجستيات، حين تُضبط الورديات لسائق فيجب أن يكون في وردية ذلك اليوم ليوضع على رحلة.

مؤشرات أداء التوصيل: ماذا تقيس؟

مؤشر أداء التوصيل رقم يبيّن مدى جودة التوصيلات. اختر بضعة مؤشرات وراجعها بانتظام بدل تتبع كل شيء.

• نسبة نجاح التوصيل: حصة المحاولات التي اكتملت.
• أسباب الفشل: لماذا فشلت التوصيلات، مثل عدم وجود العميل أو عنوان خاطئ أو رفض الاستلام. وهنا يكمن التحسين.
• تغطية الإثبات: كم مرة يسند رمز أو توقيع أو صورة عملية التسليم.
• مطابقة النقد: كم مرة يتطابق المتوقع مع المعدود.
• نسبة التوصيل في الموعد: حصة التوصيلات التي وصلت ضمن الفترة الموعودة. وهو مؤشر شائع، لكنه لا ينفع إلا إذا وعدت بفترة وسجّلت الوقت الفعلي.

ولنكن واضحين بشأن منتجنا: يعرض تقرير التوصيل في تفسي اللوجستيات نسبة النجاح والفشل حسب السبب والإثبات المستخدم. ولا تعرض تقارير المكتب نسبة التوصيل في الموعد، لكن كل سائق يرى نسبته الخاصة في صفحة تقدّمه في تطبيق السائق. فإن كان الأداء في الموعد جوهريًا في عقودك فاسأل كل مزوّد، ونحن منهم، كيف يُقاس بالضبط.

برنامج توصيل مجاني والتجربة المجانية

قد يكون برنامج إدارة التوصيل المجاني بداية عادلة، والتجربة المجانية طريقة أفضل للقرار. وفي الحالتين اختبره بتوصيلات حقيقية لا ببيانات تجريبية. وتحقق من حدود الباقة المجانية، مثل السائقين والتوصيلات والتقارير، ومن إمكانية تصدير بياناتك. ولا تنفع التجربة إلا إذا استخدمتها أسبوع عمل حقيقيًا.

خطة تجربة لسبعة أيام

1. أضف ثلاثة سائقين ومركباتهم وعشرين عميلًا حقيقيًا بعناوينهم.
2. خطط رحلتين، إحداهما بمشكلة سعة، لترى هل ينبهك البرنامج.
3. دع سائقًا ينفذ رحلة على هاتفه برمز العميل أو توقيعه.
4. أفشل توصيلة عمدًا وتابعها حتى إعادة المحاولة أو الإرجاع.
5. سلّم النقد وطابقه.
6. افتح التقارير واسأل: هل ستخبرني ما الذي أغيّره؟
7. اسأل السائق هل سيستخدمه كل يوم.

أين تناسب تفسي اللوجستيات؟

تفسي اللوجستيات برنامج من المستودع إلى الباب: تأخذ البضاعة من المستودع إلى رحلات التوصيل، وتمنح السائقين تطبيق سائق في متصفح الهاتف، وتسجّل إثبات التسليم، وتتعامل مع الدفع عند الاستلام، وتعرض التقارير. هي مصنوعة للشركات السعودية بالعربية والإنجليزية. وليس فيها ربط بشركات الشحن ولا إرسال SMS أو واتساب. اطّلع على صفحة تفسي اللوجستيات والباقات وفيها باقة مجانية وتجربة 14 يومًا.