طريقة جرد المخزون: الجرد الدوري والسنوي ونموذج عملي

لكل مستودع رقم في النظام ورقم على الرف، ويختلف الرقمان عاجلًا أو آجلًا. والجرد الفعلي هو الطريقة التي تعرف بها مقدار الفرق وسببه. وإذا تم بطريقة سيئة أغلق المستودع أيامًا وبقيت الشكوك. وإذا تم بطريقة جيدة صار روتينًا يكشف الأخطاء الصغيرة قبل أن تكبر. يغطي هذا الدليل طريقة جرد المخزون بنهجين رئيسيين، ونموذجًا يمكنك نسخه، ومقارنة بين العدّ بالمسح وجدول Excel.

ما هو الجرد الفعلي؟

الجرد الفعلي، ويسمى أيضًا جرد المستودع، هو عدّ البضاعة الموجودة فعليًا في المستودع ومقارنة النتيجة بما تقوله السجلات. وتنتج المقارنة ثلاثة أنواع من النتائج: مطابق، وناقص (النظام يقول إنه هنا ولا تجده)، وغير متوقع (وجدته والنظام لا يقول إنه ينبغي أن يكون هنا). وكل فرق يحتاج إلى سبب قبل تصحيحه، لأن التصحيح دون فهم يخفي السبب فقط.

الجرد الدوري والجرد السنوي

• الجرد السنوي. يُعدّ المستودع كله دفعة واحدة، غالبًا في نهاية السنة، وعادةً مع إيقاف العمليات. يعطي صورة موثوقة واحدة في لحظة واحدة، ولهذا يفضله الماليون والمدققون. وثمنه التعطيل والضغط: أشخاص كثيرون يعدّون بسرعة، وأخطاء كثيرة.
• الجرد الدوري. يُعدّ جزء صغير من المستودع كل يوم أو أسبوع: بضعة رفوف أو منطقة واحدة أو بضاعة عميل واحد. وعلى مدار السنة تُعدّ كل المناطق، والمزدحمة منها أكثر من مرة غالبًا. تُكتشف الأخطاء وهي صغيرة ويواصل المستودع عمله.

وتجمع منشآت كثيرة بين الاثنين: جرد دوري مستمر للرقابة، وجرد سنوي أخف للسجل الرسمي. وإن كانت قواعد المحاسبة أو المراجعة لديك تفرض إجراء معينًا في نهاية السنة فتأكد منه مع محاسبك أو مراجعك.

كيف تجري الجرد خطوة بخطوة

1. حدّد النطاق. أي مستودع أو منطقة أو رفوف، وأي تاريخ.
2. أوقف الحركة في ذلك النطاق. أنهِ الاستلام والصرف فيه، أو اعدّ حولهما بحد فاصل واضح.
3. جهّز القائمة. اعرف ما تقوله السجلات إنه ينبغي أن يكون في كل موقع.
4. عُدّ حسب الموقع. فريق واحد، رف واحد في كل مرة، فلا يُعدّ شيء مرتين ولا يُترك شيء.
5. أعد عدّ الفروق. يعيد شخص ثانٍ عدّ كل فرق قبل قبوله.
6. حقّق. افحص الحركات الأخيرة والصناديق في غير مكانها والبضاعة غير الملصقة والاستلامات غير المسجلة.
7. عدّل مع ذكر السبب. صحح السجل واكتب لماذا.
8. راجع الأنماط. تكرار الرف نفسه أو العميل نفسه يشير إلى مشكلة في الإجراءات.

نموذج جرد مخزون بسيط

انسخه إلى جدول أو اطبعه كنموذج جرد:

• رقم الجرد: ______ التاريخ: ______ المستودع / المنطقة: ______
• أجراه: ______ راجعه: ______
• الموقع (الرف): ______
• الدفعة أو الصنف: ______ العميل: ______
• الكمية في النظام: ______ الكمية المعدودة: ______ الفرق: ______
• إعادة العدّ: ______ سبب الفرق: ______
• الإجراء: تعديل / تحقيق / لا شيء اعتمده: ______

Excel أم المسح؟

جدول Excel للجرد بداية مناسبة. فهو مجاني ومألوف ومرن، ويفي بالغرض في مستودع صغير بمئات الأسطر. وتظهر المشكلة مع كبر الحجم: الجدول يُكتب يدويًا فتدخل فيه أخطاء الكتابة، وشخصان يفتحان نسختين، ولا سجل لمن غيّر الخلية، والجدول غير مرتبط بالمخزون نفسه فتقارن بالعين. كما أن جدول المستودع في Excel لا يخبرك أنك عددت شيئًا لا ينبغي أن يكون هناك.

أما العدّ بالمسح فيزيل معظم ذلك. لكل طرد باركود، فتمسح بدل أن تكتب، ويعرف البرنامج ما ينبغي أن يكون على الرف، وتظهر الفروق من تلقاء نفسها. وبرنامج جرد من هذا النوع يحتفظ أيضًا بتاريخ من عدّ ماذا ومتى.

الجرد حسب الرف في تفسي اللوجستيات

في تفسي اللوجستيات وضع جرد على كل رف. تفتح الرف في المناطق والرفوف وتبدأ الجرد وتمسح الطرود الموجودة فعليًا بماسح USB أو بلوتوث، أو بكاميرا الهاتف حيث يدعمها المتصفح. وتعرض الشاشة الناقص، أي ما يتوقعه النظام هنا ولم تمسحه، وغير المتوقع، أي طرد مسحته ولا يضعه النظام على هذا الرف. وحين تبدو النتيجة صحيحة تحفظها.

ويُعدّ فقط ما هو في المستودع فعلًا، فلا تظهر الدفعات الخارجة للتوصيل ناقصة. ويمكن أن يكون للرف سعة بعدد الطرود، وتعرض صفحة الرف ما يحمله من دفعات وطرود وعمر. وحين يكون الفرق حقيقيًا يتطلب تعديل المخزون سببًا، وتحتفظ صفحة الدفعة بالسجل الكامل لمن فعل ماذا. وللتلف أو البضاعة الخاطئة يمكنك فتح حالة استثناء ليتم التتبع دون الاعتماد على ذاكرة أحد.

وتفسي اللوجستيات ليست نظام محاسبة، فلا تقيّم مخزونك ولا تصدر قوائم مالية. إنها عدّ للطرود والدفعات حسب الموقع.

روتين ناجح

جرّد بضعة رفوف كل أسبوع، واحرص على الرفوف الأكثر حركة، وأرسل أقدم مخزون للفحص كل شهر. وإن كنت تريد إطار عمل أمين المستودع حول ذلك فانظر قائمة مهام أمين المستودع اليومية.

الخطوة التالية

الخطوات في نقل البضاعة وجرد المخزون وفي صفحة ميزة المناطق والرفوف. وابدأ من صفحة تفسي اللوجستيات وتجربة 14 يومًا.